Réaliser l’inventaire des stocks d’un restaurant est souvent perçu comme un travail fastidieux. Il est cependant obligatoire de l’effectuer au moins une fois tous les 12 mois. Mais s’arrêter à cette seule obligation légal serait une erreur. En effet, effectuer plus fréquemment l’inventaire vous permettra d’identifier rapidement les origines des écarts de stock de vos produits et donc d’améliorer la gestion de votre restaurant.
Les articles achetés mais pas encore revendus ne doivent pas impacter le résultat de l’activité. L’inventaire permet donc de fixer la valeur du stock à un moment donné et de contrôler si aucun produit n’a disparu (par obsolescence, perte ou vol) ou comptablement (par erreur de gestion).
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Votre inventaire doit regrouper toutes les matières premières, marchandises et produits finis encore en votre possession. Cependant, vous ne devez pas comptabiliser les biens d’investissements et le matériel qui ne sont pas destinés à la vente.
Pour réaliser votre inventaire, vous pourrez utiliser Excel, en travaillant directement sur le logiciel et en imprimant vos feuilles de comptage afin de les redistribuer à votre équipe. Nous proposons un modèle Excel à télécharger qui peut être importé sur notre logiciel de gestion.
Si vous travaillez sur un logiciel de gestion, vous pouvez télécharger / importer vos données, ce qui vous permet, de façon automatique, de d’avoir un contrôle sur vos écarts de stock et ainsi d’identifier facilement l’origine de sources de pertes financières. Grâce à ce processus, vous pourrez limiter les pertes et optimiser vos coûts.
Après, vous êtes préparé, vous pouvez désormais compter les marchandises en stock. Il est important de ne pas compter les produits deux fois pour ne pas fausser la quantité d’articles des stocks. Pour cela, répartissez bien le travail avec votre équipe. Il n’est pas rare de fermer des restaurants pour cause “d’inventaires” puisque toute l’équipe est mobilisée sur cette période.
Assignez à chacun une zone de stockage (bar, cuisine, cave, chambre froide, économat, …) afin d’éviter les doublons dans le comptage.
De nombreux principes doivent être respectés pour assurer un inventaire de qualité :
Une bonne organisation vous garantira un inventaire réel et fiable, de ce fait, vous gagnerez du temps. La mise en place et la réalisation de l’inventaire peut sembler être une perte de temps, mais la simplification de la gestion permet sur le long terme d’en gagner et d’éviter toutes erreurs de coûts ou quantité.
Notre conseil : essayez de favoriser les jours de fermeture pour faire votre inventaire afin d’éviter d’avoir un stock fixe pendant le comptage.
Voici les différentes étapes pour réaliser votre inventaire.
Par la suite, lorsque votre inventaire est terminé, il faut désormais valoriser votre stock, c’est-à-dire déterminer sa valeur.
Il y a deux façons de valoriser le stock :
Pour en savoir plus sur la valorisation de stock, vous pouvez consulter Le Coin des Entrepreneurs.
Le prix indiqué dans votre inventaire doit être indiqué en hors taxes, comme inscrit sur vos factures d’achats.
Il faut également tenir compte des remises commerciales effectuées par vos fournisseurs.
Ensuite, pour calculer la valeur du stock total, il faut multiplier les quantités par la valeur unitaire, et enfin faire la somme de chaque ligne et vous obtiendrez la valeur totale de votre stock en cours.
Attention : il vous est interdit de valoriser un stock sur la base d’un prix de vente théorique.
Pour vous faire gagner du temps, nous mettons à votre disposition un modèle d’inventaire réalisé sur Microsoft Excel. Il est simple d’utilisation, entièrement personnalisable et adapté à vos besoins. Vous pouvez télécharger le modèle gratuitement ci-dessous :
Télécharger le modèle d’inventaire
Voici une liste d’erreur à éviter pour que votre inventaire soit le plus fiable possible :
Un logiciel de gestion vous permet de réaliser votre inventaire. En effet, grâce à Koust, vous allez pouvoir réaliser votre inventaire simplement et rapidement. La saisie des produits de vos stocks a été simplifiée sur mobile et tablette pour que vous puissiez utiliser directement votre téléphone pour renseigner les produits en vous déplaçant dans les différentes zones de stockage (Bar, cuisine, réserve, chambre froide, etc). D’un coup d’œil, vous verrez les écarts de stock sur tous vos articles. Vous pourrez également exporter les données enregistrées sur un fichier Excel afin de réaliser le comptage sur une feuille.
De plus, une fois l’inventaire et l’importation des données terminées, vous pourrez identifier des potentiels écarts de stock : grâce à l’inventaire précédent et en comparant votre stock réel avec votre stock théorique sur la période que vous voulez. Cet élément de notre outil de gestion permet d’éviter certains problèmes internes. Il s’agissait habituellement de surdosage, mais à grande échelle, ça représente un coût important pour l’entreprise. Le contrôle des stocks devient de plus en plus indispensable dans la restauration, le digital est une opportunité et une aide à cette gestion de stock.